Det er ferietid, og her er en liten påminnelse om hvordan lage en god fraværsassistent. Det er mange eksempler på mangelfulle, lite hjelpsomme og rett og slett dårlige fraværsmeldinger. Vi gir deg noen tips!
Jeg er på ferie uke 30-32
Hilsen Trond
Dette er en fraværsassistent som ikke holder mål. Husk at fraværsmeldingen din kanskje blir lest av oppdragsgiver, samarbeidspartnere, pårørende og andre som sender mail i løpet av ferieperioden.
Det er både høflig, og gir en bedre signaleffekt å svare på en ordentlig måte.
Dette bør fraværsmeldingen inneholder:
- Takk for henvendelsen
- Har du ferie/fri?
- Når er du tilbake på jobb?
- Når kan man forvente svar på e-posten?
- Skal man kontakte deg eller noen andre om man ønsker svar før du er tilbake?
- Er det noen saker som skal behandles annerledes?
- Kontaktinformasjonen din: navn, stillinstittel og tlf.nr.
PS! Sjekk at du ikke har skrivefeil, eller feil i datoene.
Eksempel (teksten vil variere i fht om du skal kunne kontaktes i ferien eller ikke)
Hei,
Takk for din henvendelse.
Jeg er på sommerferie til og med 24. juli, og leser e-posten sporadisk. Jeg vil svare på din henvendelse når jeg er tilbake på jobb mandag 27. juli.
(OBS! Dersom du ikke kan love dette på grunn av store mengde e-post skriver du: På grunn av stor pågang av e-poster, ber jeg deg sende din på nytt etter at jeg er tilbake 27.juli, så du tilbakenmelding fra meg da.)
Er det noe som haster, kontakt min kollega Harry Hole på sms med hva det gjelder på tlf 999 99 999.
Gjelder det forespørsel om fosterhjem eller fosterhjemskurs, ring vårt sentralbord tlf. 477 90 020 eller send e-post til: oppvekst-hjem@stiftelsencrux.no
Med vennlig hilsen
Kari Nordmann
Fagkonsulent
CRUX hjem - Arendal
E-post: karingt@stilftelsencrux.no
Mobil: 999 99 99
Sentralbord: 477 90 020
Arendalsgate 111 - 4836 Arendal
stiftelsencrux.no